Organisation de congrès et colloques scientifiques
Toulouse INP est dotée d'un pôle événementiel rattaché au service communication. Cette équipe est notamment dédiée à l'organisation de manifestations scientifiques. Elle propose d'accompagner des équipes de recherche de Toulouse INP à l'organisation totale ou partielle de leur évènement.
Les missions
- Décharger le demandeur de l'organisation et de la logistique, pour lui permettre de mieux se consacrer à l'aspect purement scientifique de l’événement.
- Contribuer au succès matériel de votre manifestation.
- Offrir des prestations personnalisées selon les attentes et le budget :
- Type de manifestation : journée scientifique, colloque de dimension locale, symposium international avec conférences et session poster.
- Lieu : universités, écoles d'ingénieurs, centres de congrès, complexes hôteliers, centres de vacances, sites industriels.
- Hébergement.
- Restauration.
- Supports de communication : site web, plaquette, programme, badges, pochettes, actes de congrès, clés USB...
- Inscription et soumission de textes en ligne.
- Sorties culturelles.
Le pôle événementiel assure une présence avant, pendant et après la manifestation.
Le pôle événementiel propose également une formule "Journée d'études"
(Nous consulter pour connaitre les modalités à contact-congres @ toulouse-inp.fr)
Les prestations du pôle événementiel
Communication
- plaquette : conception et diffusion (sur liste fournie par l'organisateur) ;
- site web : conception et maintenance active (programme scientifique, liste des communications, informations pratiques, inscriptions et soumission de textes en ligne, stands,...) ;
- programme final (interactif ou non) ;
- informations pratiques diffusées aux participants.
Secrétariat et gestion des inscriptions
- inscriptions en ligne ;
- participation active aux réunions du comité d’organisation ;
- relations avec les participants (téléphone, courriel).
Secrétariat scientifique
- gestion des résumés et des textes complets soumis via le web ;
- correspondance avec les auteurs et les relecteurs (téléphone, courriel) ;
- participation active aux réunions du comité scientifique ;
- gestion de la publication des actes du congrès (papier, clé USB ou interactif en ligne) ;
- mise en forme du programme scientifique de la manifestation ;
- gestion des sessions posters et des stands industriels.
Logistique matérielle
- recherche des prestataires : hébergement, restauration (devis, suivi) ;
- choix et location des salles et du matériel audio-vidéo ;
- badges, documents ;
- programme social (pour les participants et/ou les personnes accompagnantes) ;
- présence permanente pendant la manifestation pour assurer un bon déroulement
Logistique financière
- budget prévisionnel ;
- encaissement des inscriptions, facturation, relances, suivi comptable ;
- paiement des fournisseurs ;
- sponsoring et subventions : lettres de demande, constitution de dossiers, encaissement… ;
- bilan financier.
